Menu

Rund um QEP

Arbeiten mit dem Manual

So nutzen Sie das Manual als Impulsgeber und Handwerkskasten, aus dem Sie sich nach Ihrem Bedarf und Geschmack bedienen können!

das-ist-qep-350.jpg

Das QEP-Manualplus® ist der Service-Baustein von QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen®. Es ergänzt den QEP-Qualitätsziel-Katalog® und enthält über die dort thematisierten QEP-Kernziele hinaus weitere Qualitätsziele, insgesamt 140. Das Manualplus unterstützt Sie beim schrittweisen Aufbau, der Überprüfung und der Weiterentwicklung Ihres praxisinternen Qualitätsmanagements (QM). Sie finden dort konkrete Umsetzungsvorschläge mit zahlreichen Tipps, individuell anpassbare Musterdokumente sowie weitere hilfreiche Informationen zu den wichtigen QEP-Kernzielen. Diese Vorschläge und Anregungen stammen aus der langjährigen Erfahrung und dem Praxisalltag von Ärztinnen und Ärzten, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, Medizinischen Fachangestellten und weiteren in der vertragsärztlichen Versorgung Tätigen. Was Sie von diesen Vorschlägen nutzen  und wie Sie die angebotenen Musterdokumente jeweils an Ihre spezifischen Belange und Rahmenbedingungen anpassen, entscheiden Sie selbst. QEP ist als modulares Angebot konzipiert; die Reihenfolge der Bearbeitung kann frei gewählt werden. Auf wichtige Themen werden Sie daher mehrfach, aus unterschiedlicher Perspektive stoßen. 

Das QEP-Manualplus ist ein Impulsgeber und Handwerkskasten, aus dem Sie sich nach Ihrem Bedarf und Geschmack bedienen können. Denn wichtig ist, dass das Ergebnis zu Ihnen und Ihrer Praxis / Ihrem MVZ passt! Prüfen Sie kritisch, was Sie von den hier zusammengestellten Unterlagen nutzen möchten. Zögern Sie nicht, sich themenbezogen für eine andere
Lösung zu entscheiden. 

Die folgende Anleitung zum Arbeiten mit dem Manual ist in fünf Abschnitte gegliedert:

I. Der Einstieg
II. Die Arbeitshilfen des Manualsplus
III. Das Webportal OnlinePlus
IV. Die Bearbeitung und Ablage der Dokumente
V. Die Weiterentwicklung

I. Der Einstieg

QM bedeutet nicht, möglichst viel Papier oder Dateien zu produzieren, sondern soll Sie bei der Steuerung Ihrer Alltagsarbeit unterstützen. Wenn Sie mit Hilfe von Qualitätsmanagement mögliche Risiken frühzeitig erkennen, vermeiden Sie dadurch Probleme und können von Verbesserungen profitieren.

Wählen Sie auf Grundlage einer ersten Selbsteinschätzung zunächst diejenigen Qualitätsziele aus, die für Ihre Praxis / Ihr MVZ am wichtigsten erscheinen beziehungsweise mit denen Sie beginnen möchten. Wenn für Sie im Vordergrund steht, zuerst bestehende gesetzliche Verpflichtungen und normative Vorgaben zu erfüllen, dann sollten Sie mit den Qualitätszielen,
die mit dem Paragraphensymbol »§« markiert sind, starten. Damit haben Sie einen wichtigen Schritt in Richtung Rechtsicherheit und Vorbeugung von Haftungsrisiken getan. Alle Qualitätsziele, die Bezug auf die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses nehmen, erkennen Sie an dem Symbol »QM-RiLi«. Diese sollten Sie anschließend umsetzen.

Wenn Sie nun von der »Last des QM zur Lust des QM« gekommen sein sollten und ein umfassendes, alle relevanten Aspekte abdeckendes QM-System aufbauen möchten, bietet es sich an, auch die restlichen für Sie anwendbaren Kernziele zu bearbeiten. Sind alle Kernziele umgesetzt, entschließen sich viele Praxen zu einer QEP-Zertifizierung®. Der Katalog wird in diesen Fällen zur zugrundeliegenden Norm. Wie eingangs ausgeführt, ist eine Zertifizierung vom Gesetzgeber nicht verpflichtend vorgegeben. Informationen zum formalen Ablauf einer Zertifizierung und die hierfür erforderlichen Schritte, Unterlagen und Dokumente finden Sie im Leitfaden zur QEP-Zertifizierung unter www.kbv.de/qm, Schlagwort  »QEP-Zertifizierung«.

II. Die Arbeitshilfen des Manualsplus

Wenn Sie nach einer Ersteinschätzung für Sie wichtige Qualitätsziele ausgewählt haben, setzen Sie diese Schritt für Schritt um. Dazu können verschiedene Arbeitshilfen, wie eine Checkliste zum Bearbeitungsstand und ein Zeit- und Maßnahmenplan genutzt werden, die Sie als Druckvorlagen im Webportal OnlinePlus finden. Bei der Bearbeitung von Zielen, deren Umsetzung einen längeren Zeitraum und eventuell auch die Beteiligung von Kollegen oder Mitarbeitenden beansprucht, dienen diese Checklisten zur systematischen Dokumentation der einzelnen Schritte bis alle Nachweise erfüllt sind und das Qualitätsziel erreicht ist. 

Der Zeit- und Maßnahmenplan kann insbesondere für komplexe Qualitätsziele, die mit mehreren zu erledigenden Aufgaben verbunden sind, genutzt werden. Er bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse der zu Beginn durchgeführten Ersteinschätzung für jeden Nachweis einzeln einzutragen. Daneben können Sie in Form eines kleinen Projektplans die einzuleitenden Maßnahmen und Aktivitäten notieren sowie die für deren Umsetzung und Bearbeitung verantwortlichen Personen und den Zeitpunkt, bis zu dem
diese Aufgaben erledigt sein sollen. Nach erfolgreicher Umsetzung bewerten Sie erneut, ob der jeweilige Nachweis erfüllt ist. 

Wichtig: Bei QEP kommt es darauf an, dass jeder einzelne Nachweis erfüllt ist! Orientieren Sie sich daher bitte nicht nur am Wortlaut des über den Tabellen stehenden Ziels, sondern achten Sie explizit auf die genauen Inhalte bzw. den Wortlaut der dazugehörigen Indikatoren / Nachweise. Während und nach der Bearbeitung eines Ziels können Sie in einer Übersicht aller Kernziele vermerken, welche Schritte bereits erledigt wurden. Diese Matrix ermöglicht Ihnen jederzeit einen genauen Überblick über den Stand der Umsetzung.

Im QEP-Manual finden Sie für alle QEP-Kernziele Vorschläge zur Umsetzung. Diese sind als Empfehlungen (»Kochrezepte«) zu verstehen. Daran schließen sich praktische Tipps und Beispiele zur Bearbeitung und Umsetzung an. Die Vorschläge sollen die Belange möglichst vieler Praxen abdecken. Daher wird es vorkommen, dass nicht immer alles für Sie relevant ist. Prüfen und entscheiden Sie selbst, was für Ihre Praxis wirklich wichtig ist. Dies gilt im Besonderen für psychotherapeutische Praxen, in denen es häufig keine Mitarbeitenden gibt. Für psychotherapeutische Praxen / MVZ gibt es daher ein spezifisches Werk, das QEP-Manual für Psychotherapeuten®. Zusätzlich finden Sie hier als Anregung weitere Qualitätsziele, die die Kernziele vertiefen oder um weitere Themen ergänzen.

Als Musterdokumente werden im QEP-Manual Text- und Grafikvorlagen für beispielsweise schriftliche Interne Regelungen, Checklisten, Pläne, Ablaufbeschreibungen und Formblätter bezeichnet. Infokästen am Ende der Umsetzungsvorschläge verweisen durch ihre Nummerierung gezielt auf dazugehörige Musterdokumente und weitere Informationen zum Download im Webportal OnlinePlus. Zur Veranschaulichung sind diese zum Teil in Form kleiner Abbildungen abgedruckt. Querverweise auf andere Qualitätsziele schließen die Umsetzungsvorschläge ab.

Außerdem finden Sie TIPPs zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer thematisch verbundener Qualitätsziele. Es ist möglich, verbundene Sachverhalte zusammen in einem gemeinsamen Dokument zu regeln.

Wenn kein explizit schriftliches Dokument gefordert wird, sollten Sie je nach Größe der Einrichtung und Anzahl der Mitarbeitenden individuell entscheiden, ob Regelungen schriftlich festgehalten werden müssen. Gegebenenfalls reicht es aus, wenn mündlich getroffene Vereinbarungen allen im Team bekannt sind und konsequent von allen angewendet werden. Das
Symbol »sprechender Mund« erinnert Sie daran.

Im Serviceteil am Ende des Manuals, Band 2, stehen Ihnen ein Verzeichnis der Abkürzungen, Schlagworte, Linkhinweise, ein Glossar und verschiedene Tabellen als Information zur Verfügung.

III. Das Webportal OnlinePlus

Nach Eingabe des vorne im QEP-Manualplus eingedruckten Zugang-Codes haben Sie im Webportal OnlinePlus für Ihre persönliche Nutzung
Zugriff auf die QEP-Musterdokumente sowie weitere Informationen und Services (z. B. Patienteninformationen, Meldebogen, Sicherheitsdatenblätter, Plakate zur Händedesinfektion, Kurzfassungen der Nationalen Versorgungsleitlinien). Die Auflistung in den Infokästen am Ende der Umsetzungsvorschläge erleichtert Ihnen die Zuordnung zu den Kernzielen. Nach dem Herunterladen der Dateien können Sie diese zur Bearbeitung speichern und danach auf die Belange Ihrer Praxis / Ihres MVZ anpassen.

IV. Die Bearbeitung und Ablage der Dokumente

Musterdokumente sind lediglich Beispiele und müssen auf Ihre individuellen Bedingungen angepasst werden! Scheuen Sie sich nicht einzelne Punkte oder komplette Textpassagen, die für Ihre Praxis / Ihr MVZ nicht passen, zu löschen beziehungsweise spezifische Regelungen und Bedingungen zu ergänzen.

Zunächst sollten Sie sich mit der Gliederungssystematik für Ihr QM-Handbuch und dem Aufbau der Dokumente befassen. 

1. Aufbau festlegen:
Legen Sie eine Systematik für Ihr QM-Handbuch, sinnvolle Dateinamen und Ordnerstrukturen fest. Wenn Sie im Team arbeiten, regeln Sie, wer die Dokumente erstellen, prüfen und freigeben soll. Siehe Umsetzungsvorschlag im Manual ➔ 5.3.1 (1) und »leere« Ordnerstruktur im Webportal OnlinePlus.

Hier Ordnerstruktur herunterladen

2. Dokumente lenken:
Passen Sie die Musterdokumente formal an: Fügen Sie den Namen Ihrer Praxis / Ihres MVZ und ggf. ein eigenes Logo ein. Die Nummerierung und den Namen des Dokumentes können Sie übernehmen oder abändern, je nach Gliederung Ihres eigenen QM-Systems. Ändern Sie nach der Bearbeitung und auch jeweils nach der Aktualisierung der Musterdokumente den Dateinamen (z. B. durch Zufügen einer Versionsnummer), u. a. damit es nicht zu Verwechslungen zwischen den QEP-Muster- und den individualisierten beziehungsweise neu erstellten Praxisdokumenten kommt. Siehe Umsetzungsvorschlag im Manual ➔ 5.3.1 (2). 

3. Musterdokumente individuell anpassen:
Berücksichtigen Sie die speziellen Bedingungen, die Ihren Arbeitsalltag abbilden. Ändern, ergänzen und streichen Sie. Wenn kein Dokument gefordert wird, entscheiden Sie selbst, was schriftlich und was mündlich geregelt werden soll. 

Wenn alle Aufgaben erledigt sind und Interne Regelungen sowie weitere Dokumente freigegeben wurden, können Sie diese wichtige Etappe beispielsweise in einer Teambesprechung präsentieren und würdigen.

V. Die Weiterentwicklung

Nach der Fertigstellung Ihrer QM-Dokumente und einer routinierten Anwendung verschiedener QM-Instrumente und -Methoden im Praxisalltag folgt kontinuierlich die Weiterentwicklung Ihres internen Qualitätsmanagements. Nutzen Sie dafür regelmäßig den Austausch im Kollegium oder die Teamsitzungen und greifen Sie Verbesserungsvorschläge auf, die sich aus Beschwerden und Fehlern ergeben. Überprüfen Sie Ihre Praxisabläufe regelmäßig durch interne Visitationen oder im Rahmen des kollegialen Austausches (Qualitätszirkel, Peer Review-Verfahren). Nutzen Sie eine jährliche systematische Selbstbewertung zum Festlegen und Überprüfen Ihrer Qualitätsziele. 

Aktuelle Informationen zu QEP finden Sie auf der Website der Kassenärztlichen Bundesvereinigung www.kbv.de/qm. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Aufbau und der Weiterentwicklung Ihres QM-Systems und freuen uns über Ihre Rückmeldungen unter qep@kbv.de!